Privacy

VCV leeft de GDPR na, de Europese Verordening 2016/679 rond de bescherming van persoonsgegevens. Wat dat voor jou betekent, lees je hieronder. 

In het kort

Lidmaatschap

VCV bewaart jouw gegevens bij het afsluiten van een lidmaatschap. Deze gegevens worden opgeslagen in een beveiligde databank van Vlaamse Coeliakievereniging vzw, Handelsstraat 116 A102, 1840 LONDERZEEL. We gebruiken jouw adresgegevens om je op de hoogte te houden van onze activiteiten, nieuws en standpunten via ons tijdschrift en elektronische nieuwsbrief. Op basis van deze databank kunnen Excel-lijsten getrokken worden om de regionale verantwoordelijken toe te laten hun werking te organiseren. De gegevens worden tot maximum 5 jaar na het stoppen van je lidmaatschap bewaard.

Niet-leden

Neem je als niet-lid deel aan onze activiteiten of vraag je informatie aan, dan nemen we je gegevens op in een beveiligde lijst. Treed je gedurende 5 jaar op geen enkele manier meer in interactie met VCV, dan worden je gegevens gewist. Ben je geïnteresseerd in onze werking en gaf je je uitdrukkelijke toestemming om op de hoogte gehouden te worden? Ook dan bewaren we je gegevens in een apart, beveiligd bestand. Je kan altijd laten weten die communicatie niet meer te willen ontvangen.

Uitgebreide privacyverklaring

VCV hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens en het respect voor jouw privacy.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om jouw privacy te waarborgen en verwerken jouw persoonsgegevens met de nodige zorg.

VCV houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679).

VCV is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die je ons verstrekt. Indien je na het doornemen van deze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen hebt kan je  contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming:

Vlaamse Coeliakievereniging vzw

Handelsstraat 116 A102 

1840 LONDERZEEL

info@coeliakie.be

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij gebruiken jouw gegevens enkel voor de doeleinden waarvoor we ze verkregen hebben. Deze doeleinden zijn:

• Het beheer en de hernieuwing van lidmaatschappen

• Het verzenden van het ledenblad

• Het verzenden van e-nieuwsbrieven over onze werking en de resultaten

• Het verzenden van uitnodigingen voor activiteiten

• Het bekomen van prospectiedoelgroepen voor de ledenwerving, het opzetten van ledenwervingstrajecten en het verzenden van mailings voor giften- en ledenwerving

• De toekenning van ledenvoordelen bij onze commerciële partners

• Het beheer van je online profiel door jou zelf, zodat je vlot kan inschrijven op activiteiten en kan genieten van ledenvoordelen

• Het bekendmaken van het publicatieaanbod

• Het beheer en de opvolging van het vrijwilligersbestand en de bestuursmandaten

• Het organiseren van markten, demonstraties en overige activiteiten

• De boekhouding en het beheer van klanten en leveranciers

VCV baseert zich daarbij op volgende gronden:

• Uitvoering van een overeenkomst bv. bij lidmaatschap of bij inschrijving op een betaalde activiteit hebben we jouw gegevens nodig.

• Voldoen aan wettelijke verplichtingen bv. voor de boekhouding

• Een afgewogen gerechtvaardigd belang, bv. om jou te kunnen informeren over onze werking en je uit te nodigen op onze activiteiten registreren we je mailadres.

Welke persoonsgegevens verzamelen we?

Wij verwerken jouw gegevens enkel wanneer dit nodig is voor de hierboven beschreven doeleinden. VCV kan daarvoor volgende categorieën van persoonsgegevens verzamelen:

Leden

-       Naam, adres en contactgegevens

-       Persoonskenmerken (geslacht, geboortedatum)

-       Financiële gegevens: rekeningnummer, betaalgegevens lidgeld

-       Gezinslidmaatschap: partner

-       Overige info zoals aanbrenginfo en de reden van opzegging van het lidmaatschap

-       Voorkeuren nieuwsbrieven

Vrijwilligers

-       Naam, adres en contactgegevens

-       Persoonskenmerken (geslacht, geboortedatum)

-       Vrijwilligersfuncties

Deelnemers aan activiteiten

-       Naam, adres en contactgegevens

-       Persoonskenmerken (geboortedatum)

-       Financiële gegevens: rekeningnummer, betaalgegevens

Klanten publicaties

-       Naam, adres en contactgegevens

-       Bestelinformatie

-       Lidmaatschap van VCV

Klanten, leveranciers en commerciële partners

-       Naam, adres en contactgegevens

-       Financiële bijzonderheden zoals BTW-nummer of ondernemingsnummer, rekeningnummer

-       Bestelinformatie en gegevens inzake het betalingsverkeer

Hoe lang bewaren we jouw persoonsgegevens?

VCV bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt of zoals wettelijk vereist is. Wij hanteren volgende bewaartermijnen na het laatste contact dat jij zelf met ons had:

-       Persoonsgegevens in de boekhouding (incl. leden- en donateursgegevens):  5 jaar

-       Overige gegevens van leden, vrijwilligers en sympathisanten: maximaal 5 jaar

-       Klantengegevens publicaties: 5 jaar

-       Deelnemers activiteiten: max. 5 jaar

Hoe beveiligen we jouw persoonsgegevens?

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen misbruik of verlies.

Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

-       Alle personen die namens VCV van jouw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.

-       We hanteren een autorisatie- en authentificatiebeleid op al onze systemen.

-       Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.

-       We informeren onze medewerkers over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Geven we jouw persoonsgegevens door aan derden?

VCV beschouwt jouw gegevens als vertrouwelijke informatie en zal op geen enkel moment je gegevens verkopen of verhuren aan andere organisaties of bedrijven. Wij kunnen je gegevens wel aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Verder maken wij gebruik van een derde partij voor:

-       Het verzenden van onze verenigingsbladen naar onze leden

-       Het drukken van de lidkaarten van onze leden

-       Het verzenden van elektronische nieuwsbrieven en mailings

-       Het verzorgen en verwerken van enquêtes, bevragingen en info-aanvragen

-       Het verzorgen van de internetomgeving (website met persoonlijke inlog voor de leden)

Met een beperkt aantal commerciële partners kan VCV in het kader van een samenwerkingsovereenkomst persoonsgegevens uitwisselen voor de toekenning van ledenvoordelen aan onze leden, voor het berekenen van een commissie aan VCV en voor het promoten van lidmaatschappen bij niet-leden in het klantenbestand van de commerciële partner.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan externe dienstverleners (verwerkers) waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze verwerkers maken wij hierin de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Zo zal hij je gegevens nooit op eigen initiatief mogen gebruiken en moet hij je gegevens wissen van zodra de opdracht is voltooid.

Overdracht buiten de Europese Unie

Wanneer het noodzakelijk is dat persoonsgegevens worden verwerkt buiten de EU, dan gebeurt dit enkel met landen die eenzelfde passend beschermingsniveau waarborgen.

Jouw rechten

Je hebt op elk moment recht op inzage, kopie en verbetering van je gegevens. Ook kan je je gegevens laten verwijderen wanneer ze niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze verzameld werden. Daarvoor dien je een duidelijk verzoek te richten waarin je aangeeft wat je wenst te weten, verbeteren of verwijderen. Onze contactgegevens vind je bovenaan deze privacyverklaring. Om misbruik tegen te gaan, dient dit verzoek ondertekend en gedateerd te zijn en een kopie van de voorkant van je identiteitskaart te bevatten. Vragen tot het verwijderen van gegevens dien je specifiek te motiveren. Indien aan deze voorwaarden voldaan is, zal VCV zo snel mogelijk aan je vraag voldoen en je hierover berichten.

Ben je lid van VCV, dan kan je via www.coeliakie.be een online profiel aanmaken en jouw gegevens steeds zelf wijzigen.

Ontvang je een of meerdere nieuwsbrieven van VCV, dan kan je via een aparte link in deze nieuwsbrieven zelf je voorkeuren beheren en heb je altijd de mogelijkheid om uit te schrijven.

Indien je bezwaar hebt tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan je ons steeds verzoeken om deze verwerking te stoppen.

Ook kan je de door jou verstrekte gegevens door ons laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen via info@coeliakie.be.

Je hebt ook altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA). Dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming. Je vindt de contactgegevens op www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Wijziging privacyverklaring

VCV kan zijn privacyverklaring steeds aanpassen.  Elke wijziging zal via de website bekend gemaakt worden.